Richtige Vorbereitung

Veranstaltungen, Events, Kongresse, Seminare und Meetings müssen bis ins kleinste Detail geplant werden, da sind wir uns einig. Aber wie bereitet man sich am Besten vor? Und auf was sollte man bei der Vorbereitung und Planung achten

Mit der Hilfe Events können Sie alte wie neue Kunden anlocken und sich auch ohne direkten geschäftlichen Hintergrund austauschen. Auch die Loyalität zum Unternehmen wird durch Veranstaltungen jeder Art erhöht.

Ganz wichtig ist, dass schon zu Beginn der Planung die Schwerpunkte und Ziele der Veranstaltung abgeklärt werden. Danach sollten Sie sich dem formalen Teil wittmen - sprich den Genehmigungen & der Versicherung. Fragen Sie dabei rechtzeitig bei der Wirtschaftkammer bzw. dem Wirtschaftsamt nach. Sicherlich können Sie die Planung einer Veranstaltung einer PR Agentur überlassen, dies ist jedoch sehr kostenintensiv und übermittelt meist nicht den authentischen Charakter.

Am Beginn sollte außerdem die Größe der Versammlung, die Termine, die Themen/ Inhalte und der Finanzeirungsplan festgelegt werden. Dann sollten erst die Räume ausgesucht und festgelegt werden. Nicht zu vergessen sind dabei die Toiletten, die Gaderobe und evtl. zur Verfügung stehende Sanitätsräume - wichtige Dinge, die man aber meist vergisst. Auch für die richtige Bestuhlung des Raumes muss gesorgt werden, viele Seminar- und Eventhotels, Kongresse bieten verschiedene Bestuhlungsvarianten an, bitte im Vorhinein schon absprechen. Erst wenn der Raum/ Ort feststeht können Sie die Eckdaten festlegen. Vergessen Sie auch nicht die technischen und visuellen Hilfsmittel zu organisieren. Meist kümmert sich darum sogar der Vermieter der Veranstaltungsräumlichkeiten. Man muss es Ihnen nur früh genug mittteilen. Auch die Einladung müssen gut überdacht sein. Persönliche Einladung, Mailings, Zeitung, Rundfunk, Handzettel, Plakate, Formulare - es gibt viele Möglichkeiten wie Sie Ihre Gäste einladen wollen. Auch die Beschilderung der Veranstaltung ist ein ganz wichtiges Thema: Außen- und Innenbeschilderung sowie evtl. Namensschilder. Kümmern Sie sich außerdem gleich von Anfang an um die Unterbringung der Gäste, Mitarbeiter oder Geschäftkunden. Die Übernachtungsmöglichkeiten sollten dabei immer in der Nähe des Veranstaltungsortes sein und - wenn möglich - sogar zu fuß erreichbar sein. Zum Schluss sollten Sie des Weiteren das Rahmenprogramm des Events in Angriff nehmen, um auch den Mitreisenden einen Zusatzevent zu bieten.

Wenn Sie diese Schritte beachten kann schon fast nichts mehr schief gehen!